Schreiben der Hochschulleitung: Identitätsprüfung bei Online-Prüfungen // Letter from the university management: Identity verification for online exams (03.09.2021)

 

 

Sehr geehrte Lehrende,

liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

 

aufgrund einiger Rückmeldungen möchten wir in Abstimmung mit der Stabsstelle Datenschutz die Vorgaben zur Durchführung synchroner Online-Prüfungen ergänzen:

 

Gemäß den Regelungen zu Online-Prüfungen der Universität Siegen (Amtliche Mitteilungen Nr. 48/2021) vom 7. Juli 2021 erfolgt die Identitätsprüfung der Studierenden mittels einer vom Rektorat dafür freigegebenen Software (derzeit: die an der Universität Siegen betriebene Version der Software „Zoom“) anhand des Studierendenausweises bzw. Personalausweises. 

 

Wichtig ist dabei die Information an die Studierenden, dass die nicht benötigten Informationen (Personalausweisnr., Staatsangehörigkeit, Ablaufdatum, etc.) abgeklebt oder verdeckt werden sollen, wenn das Dokument in die Kamera gehalten wird. 

 

A)

Wenn eine Einzelbetrachtung der jeweiligen Studierenden vorgenommen werden soll, kann dies entweder vor der Prüfung in einem separaten, sog. Breakout-Room (siehe https://www.zimt.uni-siegen.de/dienste/videokonferenzen/zoom.html), in dem sich nur die Aufsicht führende Person und der/die jeweilige Studierende befindet, geschehen. Alternativ kann auch während der Prüfung eine Überprüfung durch Nutzen des Breakout-Rooms erfolgen. Dabei ist die/der jeweilige Studierende einzeln über Zoom anzuschreiben und in den Breakout-Room einzuladen. 

 

B)

Darüber hinaus gibt es bei einer großen Anzahl an Teilnehmer*innen alternativ die Möglichkeit, dass der Identitätsnachweis von den aufsichtführenden Personen aufgezeichnet wird. Die Identitätsüberprüfung kann dann im Nachgang durch die Prüfungsaufsicht während der Prüfung erfolgen kann. In diesem Falle ist zu begründen, weswegen die Breakout-Room-Lösung nicht praktikabel ist. Alle Schritte sind schriftlich zu dokumentieren und mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität Siegen abzustimmen (datenschutzbeauftragter@uni-siegen.de). 

 

Die Identitätsüberprüfung erfolgt in dieser derart, dass die Studierenden in der Videokonferenz den Studierendenausweis oder ein amtliches Ausweisdokument so in die Kamera halten, dass sie identifizierbar sind. Dies wird durch einen Screenshot oder maximal eine kurze Videoaufnahme von wenigen Sekunden aufgezeichnet.

 

Die Studierenden müssen darauf hingewiesen werden, dass eine solche Aufnahme gefertigt wird und sie nicht zur Identifikationsüberprüfung benötigte Daten, wozu insbesondere die Ausweisnummer, die Staatsangehörigkeit und das Ablaufdatum gehört, verdecken sollen. Die Aufnahme kann dann im Laufe der Prüfung von der Prüfungsaufsicht einzeln überprüft werden.

 

Die Aufnahme muss im Anschluss an die Identifizierung unverzüglich gelöscht werden. Etwaige Unstimmigkeiten werden im Prüfungsprotokoll festgehalten.

 

Wir bitten dringend darum, diese Hinweise genau zu beachten. Der Text dieser Nachricht wird im Corona-Informationsportal der Universität unter „Digitale Lehre/ Prüfungen, Tests, Leistungskontrolle/Identitätsprüfung“ hinterlegt, falls Sie ihn später noch einmal nachlesen möchten. 

 

Zudem bietet der Datenschutzbeauftragte der Universität, Herr Zimmermann, am Mittwoch, 08.09., ab 08:30 Uhr eine Sonderschulung per Zoom zum Thema „datenschutzkonforme Identifikation von Online-Prüfungsteilnehmer:innen“ an: https://uni-siegen.zoom.us/j/95464601763?pwd=OXZRWG9JcXVmdXFNU3lvRlZLbFVBdz09. Interessierte sind herzlich willkommen.

 

Mit besten Grüßen

Alexandra Nonnenmacher (Prorektorin für Bildung)

 

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Dear teachers,

dear colleagues,

 

due to some feedback, we would like to supplement the guidelines for conducting synchronous online examinations in coordination with the Data Protection Office:

 

According to the regulations on online examinations of the University of Siegen (Amtliche Mitteilungen No. 48/2021) of July 7, 2021, the identity check of students is carried out by means of software approved for this purpose by the Rectorate (currently: the version of the software "Zoom" operated at the University of Siegen) on the basis of the student ID card or identity card. 

 

It is important to inform the students that the information they do not need (ID card number, nationality, expiration date, etc.) should be taped off or covered up when the document is held up to the camera. 

 

A)

If an individual review of each student is to be conducted, this can be done either prior to the exam in a separate, so-called breakout room (see https://www.zimt.uni-siegen.de/dienste/videokonferenzen/zoom.html) where only the invigilator and the respective student are present. Alternatively, a review can also take place during the examination by using the breakout room. In this case, contact the respective student individually via Zoom and invite her/him to the breakout room. 

 

B)

In addition, if there are a large number of participants, there is the alternative possibility that the supervising persons record the proof of identity. The examination supervisor can then carry out the identity check subsequently during the examination. In this case, justification must be provided as to why the breakout room solution is not practical. All steps must be documented in writing and coordinated with the data protection officer of the University of Siegen (datenschutzbeauftragter@uni-siegen.de​). 

 

In this case, the identity check is carried out in such a way that the students in the video conference hold their student ID or an official identification document into the camera in such a way that they can be identified. This is recorded by a screenshot or a short video recording of a few seconds at most.

 

Students must be advised that such a recording will be made and that they should not obscure data needed for identification verification, which specifically includes ID number, citizenship, and expiration date. The examination supervisor may then review the recording individually during the course of the examination.

 

The recording must be deleted immediately following identification. Any discrepancies must be noted in the examination record.

 

We urge you to follow these instructions carefully. 

 

If you need more information, the university's data protection officer, Mr. Zimmermann, will be offering a special training session via Zoom on Wednesday, Sept. 8, starting at 08:30 a.m., on the topic of "Identifying online exam takers in compliance with data protection regulations": https://uni-siegen.zoom.us/j/95464601763?pwd=OXZRWG9JcXVmdXFNU3lvRlZLbFVBdz09. Interested parties are welcome to attend.

 

Best regards,

Alexandra Nonnenmacher (Vice Rector for Education)